Waar moet je allemaal aan denken?
Een boekhouding is een geordende weergave van de inkomsten en uitgaven van een persoon of bedrijf. Ook als je hiervoor een boekhouder inschakelt, is het zinvol om een goede basiskennis van boekhouden te hebben.
Registreer inkomsten en uitgaven
Probeer de inkomsten en uitgaven voor de zaak altijd zoveel mogelijk gescheiden te houden van je privé-uitgaven. Dat maakt het gemakkelijker om ze te volgen en dat bespaart je veel tijd en (als je de boekhouding uitbesteedt) geld.
- Open voor jouw zaak een aparte bank- of girorekening die je niet gebruikt voor jouw privébestedingen; betaal uitgaven voor de zaak alleen via die rekening;
- Betaal zo min mogelijk cash: vraag bij vaste leveranciers of je op rekening kunt kopen; als dat niet kan dan zijn cheques en pinnen hier een uitkomst;
- Controleer alle facturen zodra je ze binnenkrijgt; als je btw-plichtig bent, check dan ook of het btw-bedrag vermeld staat;
- Vraag overal (geschreven) bonnetjes en controleer of ze duidelijk genoeg zijn; controleer of het btw-bedrag apart vermeld staat; noteer op de bonnetjes waarvoor het is en hoe je hebt betaald (als dit er niet op staat);
- Bewaar alle bonnetjes op een vaste plek en splits ze regelmatig uit naar kas of bank/giro (cheques/pinnen);
- Als jouw personeel inkopen voor je doet, zorg dan dat zij ook bonnetjes vragen en deze met het wisselgeld weer in de kas leggen.
Rubriceer inkomsten en uitgaven
Jij weet het beste wat er in jouw zaak omgaat en welke kosten je in de gaten moet houden, dus kun je ook het beste bedenken welke gegevens je later uit je boekhouding wilt halen. Het opzetten van de kolommen of het rekeningschema is een belangrijke beslissing. Controleer voor jezelf welke kostenrubrieken je apart wilt volgen:
- Huisvesting: huur of rente hypotheek, gas, water, elektra, schoonmaakkosten, onderhoud, tuinkosten, onroerende-zaakbelasting, verzekeringen, diversen;
- Inventaris: gereedschap, onderhoudskosten en kleine aanschaffingen (€ 450,-) voor kantine-inventaris, kantoorinventaris e.d.;
- Materialen: grondstoffen, halffabrikaten, handelsartikelen;
- Bedrijfswagens: belasting, verzekering, brandstof, onderhoud, reparatie, leasekosten;
- Financieringskosten: rente leningen, bankkosten en rente bankkrediet, leasekosten;
- Afschrijvingen: onroerend goed, inventaris, auto’s;
- Voorzieningen: groot onderhoud, garantieverplichtingen;
- Personeel: netto salaris, loonbelasting/PVV, werknemersverzekeringen, onkostenvergoedingen, spaarregelingen, ontvangen ziekengeld, overige personeelkosten;
- Algemene kosten: accountant/administratiekosten/adviseurs, kantoorbenodigdheden, telefoon, porto en andere verzendkosten, vakopleidingen + reiskosten personeel, vakliteratuur, contributies, bedrijfsverzekeringen, reclame, giften, andere gemengde kosten;
- Algemene kosten deels aftrekbaar: kantinekosten, relatiegeschenken, representatie, reis- en verblijfskosten;
- Privé-uitgaven: eventuele privébestedingen die via uw zaak zijn gegaan, privéopnames uit kas van de zaak.
Als je btw-plichtig bent, dien je alle kosten exclusief btw aan de kostenrubrieken toe te rekenen; de in rekening gebrachte btw boek je naar twee aparte rekeningen:
- betaalde btw 6%;
- betaalde btw 21%.
Dat vergemakkelijkt het doen van jouw aangifte omzetbelasting aanzienlijk (de nog te betalen, in rekening gebrachte btw kun je aflezen uit het inkoopboek)
Ook de inkomsten wil je wellicht opgesplitst hebben naar bedrijfsonderdeel of groepen van klanten; daarnaast heb je nog nodig:
- privé-stortingen;
- ontvangen btw 6 %;
- ontvangen btw 21%.
LET OP: ook bij 0% btw moet je dit in ieder geval melden op de factuur. Is de verleggingsregeling van toepassing, dan dien je dit ook te vermelden.
Pas op voor te veel rekeningen: tijdens het invoeren van de journaalposten moeten de verschillende kosten- en inkomstenposten nog wel een duidelijk te onderscheiden zijn. Zodra een post in twee of meer rubrieken kan worden ondergebracht, is het systeem te uitgebreid.
In de meeste boekhoudsoftwareprogramma’s kun je de diverse rekeningen vaak groeperen in rubrieken, waarvoor aparte totaaltellingen worden gemaakt. In ieder geval is het zinvol om dan de kostenrekeningen en de inkomstenrekeningen in aparte rubrieken te groeperen.
De balans
Naast de kosten- en inkomstenrubrieken heb je ook een aantal balansrekeningen nodig. Voorbeelden hiervan zijn voor de activa:
- Bedrijfspand;
- Inventaris:bezittingen die je op de balans hebt geactiveerd, zoals kantoorinventaris, computers, kantine-inventaris; meestal wordt een grens van €450,- aangehouden waaronder bezittingen niet meer geactiveerd worden;
- Productiemiddelen: machines, groter gereedschap;
- Voorraden: grondstoffen, halffabrikaten, gereed product, handelsvooraad;
- Vervoermiddelen: eigen auto’s (geen leaseauto’s);
- Vorderingen: uitstaande leningen, debiteuren (= verkoopboek min kostenpost debiteuren);
- Geldmiddelen: kas, bank, giro, deposito’s, kruisposten.
Voor de passiva:
- Eigen vermogen, inclusief voorzieningen voor pensioenen etc.;
- Langlopende schulden: hypotheek en langlopende kredieten;
- Kortlopende schulden: rekening courant, leverancierskrediet (= inkoopboek min kostenpost crediteuren);
- Voorzieningen: groot onderhoud, garantieverplichtingen, eigen risico bij schade (assurantie eigen risico);
Winst- en verliesrekening
Met behulp van de kosten- en inkomstenrubrieken kun je op ieder moment dat je je boekhouding hebt bijgewerkt een winst- en verliesrekening opstellen. Daarbij moet je de cijfers echter nog corrigeren met:
- De openstaande facturen (totaal verkoopboek min de rubriek debiteuren);
- De nog niet betaalde leveranciers (inkoopboek min de rubriek crediteuren);
- Een eventuele toename of afname van de voorraden: deze staan niet in de boekhouding vermeld; je zult de magazijnvoorraad aan het begin en het eind van de periode moeten tellen; er zijn veel computerprogramma’s die naast de boekhouding, verkoopboek en inkoopboek ook de voorraden kunnen bijhouden; als jouw voorraden erg waardevol zijn en veel schommelen, kun je overwegen jouw voorraadadministratie aan de boekhouding te koppelen;
- De afschrijvingen (= de waardevermindering in een bepaalde periode door het gebruik) van pand, machines, inventaris, auto’s en dergelijke over de periode waarvan je de winst- en verliesrekening opmaakt;
- Een tijdsevenredig deel van de voorzieningen.
Vragen en-of ondersteuning
Heeft u op basis van de bovenstaande informatie vragen of zou u graag door ons worden ondersteund, neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op.
