In het nieuwe jaar zult u de jaarrekening 2015 van uw vennootschap weer (laten) opmaken en deponeren bij de Kamer van Koophandel. Het is belangrijk de boekhouding van uw vennootschap goed bij te houden en tijdig de jaarrekening te publiceren. Doet u dit niet, dan kunt u als bestuurder aansprakelijk zijn als uw vennootschap failliet gaat.
Verplichtingen op grond van de wet
De wet stelt het bestuur van iedere rechtspersoon verplicht om een deugdelijke administratie te voeren en deze gegevens zeven jaar te bewaren.
Als de vennootschap jaarrekeningplichtig is, dan moet het bestuur binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening opmaken en tekenen. De aandeelhouders kunnen hiervoor, indien sprake is van bijzondere omstandigheden, maximaal vijf maanden uitstel verlenen. (Let op: dit was eerder zes maanden, maar de wet is onlangs gewijzigd.)
Nadat de jaarrekening is opgesteld, hebben de aandee
lhouders twee maanden de tijd om de jaarrekening vast te stellen. Als alle aandeelhouders tevens bestuurder van de vennootschap zijn, dan is de jaarrekening meteen vastgesteld als alle bestuurders deze getekend hebben. Deze regel kan echter in de statuten van de vennootschap worden uitgesloten.
Als de jaarrekening is vastgesteld, dan moet het bestuur binnen acht dagen de jaarrekening deponeren bij het handelsregister. Willen de aandeelhouders de jaarrekening niet vaststellen, dan moet het bestuur toch de voorlopige jaarrekening deponeren.
Aansprakelijkheid bij faillissement
In de wet is opgenomen dat als een vennootschap failliet gaat, iedere bestuurder hoofdelijk aansprakelijk is voor het bedrag van de schulden als deze niet met (de opbrengst van) de baten van de vennootschap kunnen worden voldaan. Deze aansprakelijkheid ontstaat alleen als het bestuur zijn taak niet behoorlijk heeft vervuld en het aannemelijk is dat deze onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak is van het faillissement.
Vervolgens bepaalt de wet dat als het bestuur de administratie niet goed heeft bijgehouden en de jaarrekeningen niet (tijdig) gedeponeerd, er sprake is van onbehoorlijke taakvervulling. Iedere bestuurder is dan aansprakelijk voor de schulden van de vennootschap, tenzij hij kan bewijzen dat het niet aan hem te wijten is dat de boekhouding niet op orde is en dat hij er alles aan heeft gedaan om de gevolgen af te wenden. Het zal waarschijnlijk niet meevallen om dit bewijs te leveren!
In de statuten van uw vennootschap is (waarschijnlijk) de procedure voor het opmaken en vaststellen van de jaarrekening opgenomen. Let u er wel op dat de wet tussentijds gewijzigd kan zijn. Indien de statuten afwijken van in de wet dwingend voorgeschreven bepalingen, dan geldt uiteraard de wet.
